1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z serwisu optioffice.pl jest Opti Office Grzybowska sp. z o.o., ul. Grzybowska 80/82, piętro 7, 00-844 Warszawa, NIP: 527-27-44-958, REGON: 362523275, KRS: 0000576352. W sprawach danych osobowych i realizacji praw skontaktuj się z nami: grzybowska@optioffice.pl, telefon +48 22 487 11 30 lub listownie na podany adres.
Polityka opisuje korzystanie z serwisu, kontakt z biurem i zapytania o ofertę. Szczegółowe obowiązki dotyczące danych przetwarzanych przy realizacji usług, w tym dokumentacji spółek, korespondencji i księgowości, określają również umowy oraz informacje przekazane klientowi przy zawieraniu umowy.
2. Jakie dane przetwarzamy
Przetwarzamy dane, które podajesz w korespondencji, rozmowie lub formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwę firmy oraz treść zapytania. Zakres zależy od wybranego sposobu kontaktu. Nie wysyłaj przez formularz danych szczególnych kategorii, haseł ani dokumentów tożsamości, jeżeli nie są wymagane do uzgodnionej usługi.
Serwer i dostawcy usług mogą otrzymywać adres IP, datę i godzinę połączenia, adres odwiedzanej strony, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane dotyczące błędów. Po zgodzie na funkcje opcjonalne przetwarzane mogą być także identyfikatory cookies oraz informacje o korzystaniu ze strony i skuteczności reklam.
3. Cele i podstawy prawne
- Zapytanie osoby zainteresowanej zawarciem umowy: działania na jej żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Odpowiedzi na pozostałą korespondencję oraz kontakt z przedstawicielami firm: prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze zapytań — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Realizacja umowy z osobą fizyczną: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przy kontaktach z osobami działającymi w imieniu klienta podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obowiązki podatkowe, rachunkowe i inne wynikające z przepisów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i obsługa incydentów: prawnie uzasadniony interes ochrony usług i informacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: prawnie uzasadniony interes ochrony praw administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Opcjonalna analityka i reklama wykorzystujące dane osobowe: zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Przechowywanie informacji w urządzeniu lub dostęp do niej podlega także art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Wysłanie zapytania nie oznacza zgody na reklamowe wiadomości e-mail ani telefony. Marketing bezpośredni wymagający uprzedniej zgody prowadzony jest wyłącznie po jej uzyskaniu, zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
4. Dobrowolność podania danych
Przeglądanie publicznych treści nie wymaga podawania danych kontaktowych. Podanie danych w zapytaniu jest dobrowolne, ale brak adresu e-mail lub innej drogi kontaktu może uniemożliwić odpowiedź. Przy zawieraniu i wykonywaniu umowy niektóre dane są potrzebne do realizacji usługi lub spełnienia obowiązków prawnych; informujemy o tym podczas obsługi konkretnej sprawy.
5. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne
Dane mogą otrzymywać upoważnieni pracownicy oraz dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, wsparcia IT, systemów CRM, usług prawnych i księgowych, w zakresie potrzebnym do świadczenia ich usług. Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich umów. Dane mogą być ujawnione organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie prawa.
- Bitrix24: obsługa formularzy kontaktowych otwieranych przyciskami i zapytań w systemie CRM. Skrypt formularza jest pobierany dopiero po wybraniu odpowiedniego przycisku.
- Google: Google Tag Manager dostarcza konfigurację tagów i mechanizm zarządzania zgodą; Google Analytics służy pomiarom statystycznym, a Google Ads pomiarowi skuteczności reklam. Opcjonalne przechowywanie informacji jest uzależnione od wyboru cookies.
- Mapy Google: osadzona mapa jest pobierana dopiero po wybraniu „Wczytaj mapę Google”. Wybranie tego przycisku powoduje połączenie z Google, który otrzyma m.in. adres IP i informacje o przeglądarce. Możesz zamiast tego skorzystać z odnośnika otwierającego mapę w osobnej karcie.
- CookieConsent i jsDelivr: mechanizm wyboru cookies dostarczany przez Google Tag Manager korzysta z biblioteki CookieConsent, której pliki są pobierane z sieci jsDelivr. Dostawca dystrybucji plików otrzymuje techniczne dane połączenia.
Font Inter i zdjęcia strony są udostępniane z zasobów serwisu; samo wyświetlanie fontu nie wymaga połączenia z Google Fonts. Więcej o przetwarzaniu przez Google: polityka prywatności Google.
6. Przekazywanie poza EOG
W związku z korzystaniem z dostawców działających globalnie, w szczególności Google oraz sieci dystrybucji plików, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Takie przekazanie wymaga podstawy określonej w rozdziale V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, np. standardowych klauzul umownych. Decyzja dotycząca EU–US Data Privacy Framework ma zastosowanie wyłącznie do odbiorców objętych tym mechanizmem.
Informacje o konkretnym odbiorcy, kraju przekazania, podstawie transferu i możliwości uzyskania kopii stosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać pod adresem grzybowska@optioffice.pl. Zakres przekazania zależy od aktywnej usługi i Twojego wyboru cookies.
7. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania: do zakończenia korespondencji lub negocjacji. Po tym czasie zachowujemy wyłącznie dane potrzebne do wykazania przebiegu ustaleń, realizacji obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń, do upływu właściwego terminu przedawnienia.
- Umowy i dokumentacja usług: przez czas ich realizacji, następnie przez wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji i okres niezbędny do ochrony roszczeń. Termin przedawnienia zależy od rodzaju roszczenia i zdarzeń mających wpływ na jego bieg.
- Logi techniczne: przez okres potrzebny do diagnozy awarii, wykrycia i wyjaśnienia incydentu lub nadużycia. Dane zachowane jako dowód incydentu mogą być przetwarzane do zakończenia sprawy lub upływu właściwego terminu przedawnienia; pozostałe podlegają rotacji i usunięciu, gdy przestają być potrzebne do tych celów.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu. Informacje dokumentujące uzyskanie i wycofanie zgody mogą być zachowane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu wykazania zgodności do upływu właściwego terminu przedawnienia.
- Cookies i zapis języka: według zasad opisanych poniżej. Usunięcie cookie z urządzenia nie usuwa automatycznie danych wcześniej przekazanych do usługi zewnętrznej.
9. Twoje prawa
W granicach określonych przez RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wycofania zgody. Prawo przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw można zgłosić w dowolnym momencie, bez uzasadniania.
Wnioski przesyłaj na grzybowska@optioffice.pl. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca; gdy spełnione są przesłanki z RODO, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy wraz z uzasadnieniem. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Profilowanie i bezpieczeństwo
Narzędzia reklamowe mogą przypisywać użytkownikom zainteresowania lub segmenty na podstawie ich aktywności, o ile odpowiednia funkcja została zaakceptowana. Przy obsłudze zapytań i korzystaniu z publicznych treści nie stosujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na użytkownika.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób. Przed wysłaniem dokumentów sprawdź adres odbiorcy i korzystaj z uzgodnionych kanałów przekazywania dokumentacji.
11. Aktualizacja polityki
Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, oferty i wykorzystywanych narzędzi. Aktualizacja informacji nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeżeli jest ona wymagana. Wersja dokumentu: 4 października 2026 r.
Podstawa opracowania: RODO oraz Prawo komunikacji elektronicznej.